パソコンの記録や業務メールの送信時刻も、働いた時間を示す手がかりになります
タイムカードが置かれていない。あるいは、定時に押すよう言われている。それでも、残業代の請求をあきらめる必要はありません。パソコンの起動と終了の記録、業務メールの送信時刻、建物の入退館記録、業務日報、手帳の記録などを組み合わせれば、実際に働いた時間を示せる場合があります。
ただし、記録はどれも同じ重みで扱われるわけではありません。ここでは、どんな記録がどの程度信用されるのかを見ていきます。そのうえで、会社が持つ記録の出してもらい方と、今のうちに手元に残しておけるものを順に整理します。
この記事の結論
- タイムカードがなくても、パソコンの記録や業務メールの送信時刻、入退館記録などで、働いた時間を示せる場合があります。
- 記録の重みは一様ではありません。機械で正確に残るか、仕事との結び付き、会社が作成に関わったか、ほかの記録と合うかを総合して判断されます。
- 会社には、始業と終業の時刻を確かめて記録を残すことが求められています。会社に開示を求めることができ、応じないときは裁判所の手続を使う方法もあります。
- 退職すると、仕事用のパソコンやアカウントが使えなくなり、記録が手に入りにくくなります。在職しているうちに、自分の働いた時間の控えを残しておくことが大切です。
働いた時間を示すのは請求する側。ただし手がかりはタイムカードに限らない
残業代を裁判で求めるときは、何月何日の何時から何時まで働いたのかを、請求する側が一日ごとに示すのが原則です。働いた分の賃金を求める以上、働いた事実を示す役目は請求する側にある、という考え方によります。
その手段として最もよく使われるのはタイムカードです。タイムカードやＩＣカードで出退勤を管理している職場では、特別な事情がない限り、打刻の時刻のとおりに働いたと認めるのが裁判例の大きな流れです。けれども、タイムカードは数ある手段の一つにすぎません。ほかの記録で働いた時間を認めた裁判例も、数多くあります。
| 記録の例 | 見られ方の目安 | |
|---|---|---|
| 機械が残し、仕事との結び付きも明らかな記録 | タイムカード、ＩＣカードの勤怠記録、トラックやタクシーの運行記録計（タコグラフ） | 特別な事情がない限り、記録の時刻どおりに働いたと認められやすい |
| 会社が関わって作られるが、人が書き込む記録 | 業務日報、週報、運転日報 | 上司が確かめていたか、ほかの記録と合うかで、信用の度合いが変わる |
| 機械の記録だが、その間ずっと仕事をしていたとは限らない記録 | パソコンの起動と終了の記録、メールの送信時刻、入退館記録 | その時間に仕事をしていたことを、ほかの事情で補う必要がある |
| 自分で書いた記録 | 手帳やノートのメモ | 毎日付けていたか、内容が詳しいか、ほかの記録と時刻が合うかで評価が分かれる |
裁判所は、いくつかの点を総合して記録の重みを判断します。機械で正確に残されているか、仕事との結び付きがはっきりしているか、会社が作成に関わっているか、ほかの記録と食い違っていないか、といった点です。ですから、一つの記録だけに頼るのではなく、いくつかの記録を重ね合わせ、時刻がそろっていることを示すのが基本の考え方です。
記録ごとの強みと注意点
パソコンの起動と終了の記録は、事務所で机に向かって仕事をする人にとって有力な手がかりです。立ち上げた時刻と終了した時刻から、出勤と退勤の時刻を認めた裁判例があります。ただし、持ち帰りのできるノートパソコンでは、起動中に職場で働いていたことまでは、すぐには示せません。仕事の成果物や、ファイルを作ったり直したりした履歴などで補う必要があります。
業務メールの送信時刻も使えます。ただ、自宅など職場の外からも送れる仕組みなら、送信時刻だけでは足りません。その時刻まで仕事をしていたことを、別に示すことになります。仕事と関係のないメールは、かえって信用を下げる材料になりかねません。仕事の報告に使うチャットのグループ（ＬＩＮＥなど）で始業や終業を報告していた記録も、有力な手がかりになり得ます。
入退館記録は、警備会社やビルの管理者が残していることがあります。ただし、建物に入った時刻が、そのまま仕事を始めた時刻になるとは限りません。入館から業務に就くまでの関係を示す必要があります。会社の中で自由参加の研修や部活動が行われていたことなどから、入館から退館までを労働時間とは認めなかった裁判例もあります。この記録は一定の期間が過ぎると消されることがあるので、早めに確保することが大切です。
業務日報は、上司が内容を確かめて承認していれば、信用されやすくなります。逆に、実際より遅い始業や早い終業を書いてしまっていたなら、日報より長く働いたことを別の記録で示さなければなりません。
自分で付けた手帳やメモは、それだけでは信用が低く見られがちです。それでも、ほかの記録と時刻が合っていれば、信用は高まります。手帳の勤務時間が、交通系ＩＣカードの利用明細と事務所の入退館記録で裏付けられた範囲で、手帳のとおりの労働時間を認めた裁判例があります。
メモしかない場合でも、望みがないわけではありません。何時から何時まで何の業務をしたかまで、詳しく書いてあることがあります。日記のように毎日付けていたことが、うかがえることもあります。そうした場合は、メモだけで働いた時間を示せると判断される余地があります。
記録が一部の期間しかないとき
記録のない期間についても、記録のある期間と同じ働き方が続いていたことを示せれば、認めてもらえる場合があります。タイムカードがある期間の終業時刻の平均を使い、ない期間の終業時刻を認めた裁判例もあります。
会社には労働時間の確認と記録が求められる
記録を持っているのは、多くの場合、会社です。そして会社には、働く人の労働時間をきちんと把握する責任があります。厚生労働省のガイドライン（平成２９年１月２０日に定められた、労働時間の適正な把握のための措置に関するもの。以下「ガイドライン」）は、会社が働く人ごと、出勤した日ごとに、仕事を始めた時刻と終えた時刻を確かめ、書き残すよう求めています。
確かめ方は、会社の人が自分の目で見るか、機械に残る記録を使うのが基本です。機械に残る記録の例として、タイムカードやＩＣカードのほか、パソコンを使っていた時間の記録が挙げられています。
働く人の自己申告で時間を把握する場合にも、ガイドラインは会社に次のことを求めています。申告された時間が実際と合っているかを必要に応じて調べ、直すこと。とりわけ、入退館記録やパソコンの記録と大きく食い違うときは調べること。そして、申告できる残業時間に上限を設けるなど、正しい申告を妨げるやり方をとらないことです。
法律にも、記録を残す決まりがあります。働く人の労働時間の状況についての記録は、３年間残すことになっています。会社は、労働時間の状況を把握しなければなりません（労働安全衛生法第六十六条の八の三）。その方法は、タイムカードなどの客観的な方法その他の適切な方法とされています（労働安全衛生規則第五十二条の七の三第１項）。記録を３年間残すための措置も、同じ条文の第２項に定められています。もっとも、これは長時間働いた人の健康を守るための面接指導に使う制度です。ここでいう「労働時間の状況」は、残業代の計算に使う労働時間と同じではありません。それでも、働いた時間を示す資料として役立つことがあります。
また、会社は賃金台帳を作らなければなりません。そこには、労働日数や労働時間数、時間外・休日・深夜に働いた時間数などを書き込みます（労働基準法第百八条、労働基準法施行規則第五十四条第１項）。賃金台帳などの重要な書類は、条文では５年間の保存とされ、当分の間は３年間です（労働基準法第百九条、附則第百四十三条第１項）。
会社の義務があっても示す役目は会社へ移らない
会社が記録をきちんと付けていなかったからといって、働いた時間を示す役目が会社に移るとまでは考えられていません。働いた時間を認めるだけの客観的な資料が全くなければ、残業があったと認めてもらうのは難しくなります。
もっとも、働く側がひとまず働いた時間を示せたと評価されれば、話は変わります。会社がそれを崩すだけの証拠を出せなければ、働く側の出した資料で認められることになると考えられています。
会社に記録を出してもらう方法
まずは、会社にタイムカードや勤怠システムの記録、賃金台帳の写しを出すよう求めます。タイムカードなどの機械で労働時間を管理している会社は、働く人から求められたら、特別な事情がない限り開示しなければならないとした裁判例があります。この裁判例は、正当な理由なく開示を拒むことは違法で、損害賠償の対象になるとして、会社に慰謝料の支払を命じました。
それでも出してもらえないときは、裁判所の手続を使う方法があります。ただし、どの手続にも、使うための条件があります。
記録を出させるための主な手続
- 証拠保全 … 訴えを起こす前に、裁判所にあらかじめ証拠を調べてもらう手続です。前もって調べておかないと、その証拠を使うのが難しくなる事情を、具体的に示す必要があります
- 訴えを起こす前に、裁判所を通じて記録の送付を頼んでもらう手続 … 訴えを起こすことを相手にあらかじめ知らせたうえで使う手続です
- 文書提出命令 … 訴えを起こした後に、裁判所から会社に文書を出すよう命じてもらう手続です。働く人自身の賃金台帳は、この命令の対象になると考えられています
- 弁護士会を通じた照会 … 警備会社やビルの管理者が持つ入退館記録などを、弁護士が弁護士会を通じて問い合わせる方法です
会社が文書提出命令に従わないと、その文書について、働く側の主張が真実と認められることがあります。こうした仕組みがあるため、訴訟になれば会社が自分から記録を出すことが多いと考えられています。
在職中に手元へ残しておける記録
退職したり解雇されたりすると、仕事用のパソコンや携帯電話を返すことになります。アカウントも止められて、記録を見られなくなることがあります。在職しているうちに控えを残しておくことが、後で働いた時間を示す近道になります。
今から残しておける記録
- 出社と退社の時刻、その日の主な仕事の中身を、その日のうちに手帳やノートに書く（何時から何時まで何をしたかまで書くと、信用されやすくなります）
- 勤怠システムの自分の画面を印刷するか、画面の写しを保存する（印刷や保存ができない仕組みなら、画面の撮影も考えられます）
- 始業や終業を報告した業務メールやチャットの控え
- 交通系ＩＣカードの利用履歴（手帳の記録の裏付けになることがあります）
- 給与明細（総労働時間や時間外の時間数が書かれていれば、会社が時間を把握していた手がかりになります）
控えを取るときの注意
控えは、自分の勤務の記録に限ってください。仕事上の秘密やほかの人の情報が入り込まないよう、気を付けてください。就業規則で持ち出しが禁じられているものもあるので、確かめてから行ってください。
なお、残業代を求める権利には期限があります。それぞれの給料の支払日から３年が過ぎると、古い月の分から順に請求できなくなっていきます。記録を集めるのに時間をかけすぎないことも大切です。
要点の整理
この記事で確かめたこと
- 働いた時間を示すのは請求する側だが、手がかりはタイムカードに限られない
- 記録の重みは、正確さ・仕事との結び付き・会社の関わり・ほかの記録との一致を総合して判断される
- 会社には、始業と終業を確かめて記録を残すことが求められている
- 会社が記録を出さないときは、証拠保全や文書提出命令などの手続がある
- 退職すると記録が手に入りにくくなるので、在職中に自分の記録の控えを残しておく
よくある質問
タイムカードがない会社では、残業代は請求できませんか。
請求できる場合があります。パソコンの起動と終了の記録、業務メールの送信時刻、入退館記録、業務日報、手帳の記録などを組み合わせて、働いた時間を示した例は多くあります。一つの記録に頼らず、いくつかの記録の時刻がそろっていることを示すのが基本です。
自分で付けたメモだけでも証拠になりますか。
メモだけだと、信用は低く見られがちです。ただ、ほかの記録と時刻が合っていれば、信用は高まります。毎日その日のうちに付けていて、何時から何時まで何の仕事をしたかまで詳しく書いてあれば、メモだけで示せると判断される余地もあります。
会社がタイムカードを見せてくれません。どうすればよいですか。
タイムカードで管理している会社は、特別な事情がない限り開示しなければならないとした裁判例があります。それでも応じないときは、裁判所の手続を使う方法があります。訴えを起こす前の証拠保全や、訴えを起こした後の文書提出命令などです。ただし、それぞれ使うための条件があります。
退職した後でも、働いた時間の記録は手に入りますか。
会社には記録を一定の期間残す決まりがあるので、退職後でも開示を求めることはできます。ただし、会社が応じるとは限りません。仕事用のパソコンや業務チャットは、退職すると見られなくなることが多いです。入退館記録のように、一定の期間で消されるものもあります。できれば在職中に控えを残し、退職後は早めに動いてください。
実際より短い時間を申告するよう言われていました。それでも請求できますか。
請求の余地はあります。ガイドラインは、申告できる残業時間に上限を設けるなど、正しい申告を妨げるやり方をとらないよう会社に求めています。ただし、申告した時間より長く働いたことは、パソコンの記録やメールなど、別の記録で示す必要があります。
弁護士に相談するとき、用意しておくもの
弁護士に相談するときは、給与明細と、雇用契約書や就業規則のうち手元にあるものを用意してください。働いた時間について残っている記録（手帳、業務メールやチャットの控え、勤怠画面の写し、交通系ＩＣカードの利用履歴など）もあれば持って行ってください。記録がほとんど手元になくても、会社が持つ記録をどう出させるかを一緒に考えることができます。
本稿は、残業代を請求するときに働いた時間を示す記録について、一般的な考え方を整理したものです。どの記録がどの程度信用されるかは、職場の仕組みや記録の残り方によって大きく異なります。個別の事案については、資料に基づく検討が必要です。
