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受任通知から合意書まで、架空の事例で８通の書面を見る
弁護士に依頼して未払いの残業代を会社に請求すると、交渉は書面の往復で進むことがあります。この記事では、退職した元従業員が会社に請求した架空の事例を使い、最初の受任通知から合意書までの８通を見本の画像で示します。
労働者の名前は「✖✖」、会社は「▲▲株式会社」、弁護士と事務所の名前は「〇〇」「◇◇」に置き換えています。金額と日付は、やりとりの流れを示すための例です。
この記事の結論
- 最初の受任通知では、過去にさかのぼって未払いの残業代を払うよう求め、あわせてタイムカードや賃金台帳などの資料を出すよう求めます。この時点では、請求額は「追って通知」とすることがあります。
- 残業代を請求できる期間は、給料の支払日から３年です。受任通知による請求（催告）から６か月間は時効が完成しないので、その間に交渉をまとめるか、労働審判の申立てや訴訟の提起をします。
- 会社から資料が届いたら、労働時間、１時間当たりの賃金、割増率を示して請求額を計算します。その後は書面の往復で、始業時刻や手当の扱いなど争いのある点を詰めていきます。
- まとまった条件は合意書にします。この例では、解決金の額と支払期限、口外禁止、清算条項を定め、２通作って１通ずつ保管しました。
この事例の登場人物と書面の流れ
配送担当として約３年勤めた元従業員が、退職後に弁護士に依頼し、未払いの残業代を会社に請求した例です。会社も弁護士に依頼したため、２通目からは双方の弁護士の書面で進みました。
書面は合わせて８通です。資料の開示を受けてから金額を示し、２６０万円余りの請求に対して会社は５０万円を提案しました。双方が言い分を譲り合った末、解決金１７０万円で合意しました。
見本の読み方
各書面の左にある赤い丸（Ａ、Ｂ、Ｃ…）は、その下の「この書面の要点」で説明する箇所です。黄色の線は、その書面で特に読んでほしいところです。
労働者の代理人の書面（①④⑥）は依頼者を「通知人」と呼び、会社の代理人の書面（②⑤⑦）は会社を「依頼会社」と呼んでいます。
書面の中の「当職」は書いた弁護士自身、「貴職」は相手方の弁護士、「貴簡」は相手から届いた書面を指します。
① 受任通知で、未払いの残業代を請求し、資料を求める
まず、弁護士が代理人になったことを会社に知らせ、残業代を請求します。この例では、会社の代表者あてに、内容証明郵便に配達証明を付けて送っています。
この書面の要点
- Ａ 過去にさかのぼって、全ての未払賃金と遅延損害金を払うよう求めています。この一文が、時効の完成を６か月間猶予させるための請求（催告）になります。
- Ｂ 期限を区切って、タイムカード、賃金台帳、雇用契約書、就業規則などを出すよう求めています。
- Ｃ 会社に書類を保存する義務があることに触れ、請求額は資料を見てから知らせるとしています。
- Ｄ 連絡の窓口を代理人に一本化し、本人や家族への連絡を控えるよう求めています。
残業代は、毎月の給料ごとに、支払日から３年で順に時効にかかっていきます。
そこで、請求すると決めたら、すぐに会社へ支払を求めます。これを催告といい、催告から６か月間は時効が完成しません。ただし、その６か月の間にもう一度催告しても、期間は延びません。
催告の段階では、金額まで書く必要はありません。労働時間や賃金の記録は会社が持っていることが多く、労働者の側では正確な計算ができないためです。
会社には、賃金台帳など労働関係の重要な書類を保存する義務があります。条文上の期間は５年ですが、当分の間は３年とされています。
内容証明郵便で証明されるのは、いつ、どのような内容の書面を、誰から誰あてに差し出したかです。届いたことの証明が要るので、この例では配達証明も付けています。
②③ 会社の代理人の受任通知と、資料の開示
受任通知を受け取った会社も弁護士に依頼しました。その弁護士は、まずＦＡＸで代理人に就いたことを知らせ、事実を確かめた上で追って連絡すると伝えました（②）。約１か月後、タイムカードなどの資料を送付書を付けて送ってきました（③）。
この書面の要点
- Ａ 未払賃金の請求についての交渉を受任したことを伝えています。
- Ｂ 請求への回答は、事実関係を確かめた上で追って行うとしています。
- Ｃ 今後、会社への連絡は代理人にするよう求めています。
この書面の要点
- Ａ 送った書類の枚数です。
- Ｂ 請求していた資料のうち、タイムカード、賃金台帳、雇用契約書、就業規則、賃金規程が届きました。
- Ｃ 会社の言い分は、労働者側の計算を見てから伝えるとしています。
資料の開示請求に始まり、金額が固まるまでに何度も書面が行き来するのが、残業代の交渉の特徴です。会社からの回答が遅いときは、催促の書面を送ることもあります。
④ 資料をもとに計算し、請求額を示す
資料が届いたら、労働時間、１時間当たりの賃金、割増率の順に計算の前提を示し、請求額を書面で伝えます。この例では、計算の内訳を別紙の計算表で示しています。
この書面の要点
- Ａ 始業時刻を、朝礼と積込みが始まる午前８時としています。会社の決めた始業時刻（午前８時３０分）より早い点が、後で争いになります。
- Ｂ 業務手当を、残業代の支払ではなく、１時間当たりの賃金の計算の基礎に入れています。
- Ｃ 月の給料を、会社が定めた勤務時間の月平均（月平均所定労働時間）で割って１時間当たりの賃金を出し、２割５分増しで時間外労働の単価を出しています。
- Ｄ 時間外労働の合計時間に単価を掛けた額が、未払いの元本（遅延損害金を除いた未払いの額）です。
- Ｅ 訴訟になれば付加金も求めると伝えています。
- Ｆ 元本と遅延損害金を合わせた請求額と、支払の期限です。
- Ｇ 話合いで解決できないときに、労働審判や訴訟に移る時期を示しています。
| 数字 | 考え方 | |
|---|---|---|
| 月の賃金 | ２５万円 | 基本給２２万円＋業務手当３万円 |
| 月平均所定労働時間 | １７０時間 | 年間所定労働日数２５５日×８時間÷１２ |
| １時間当たりの賃金 | １４７１円 | ２５万円÷１７０時間（円未満四捨五入） |
| 時間外労働の単価 | １８３９円 | １４７１円×１．２５（円未満四捨五入） |
| 未払いの元本 | ２４２万７４８０円 | １８３９円×時間外労働の合計１３２０時間 |
| 請求額 | ２６０万９７９０円 | 元本＋遅延損害金１８万２３１０円 |
１日８時間又は週４０時間を超えた時間外労働には、通常の賃金の２割５分以上を上乗せした割増賃金を支払わなければなりません。時間外労働が月６０時間を超えた部分は、５割以上です。
遅延損害金の割合は、在職中の分は法定利率（現在は年３パーセント）です。退職した労働者の賃金は、原則として、退職日（退職後に支払日が来る賃金は、その支払日）の翌日から年１４．６パーセントになります。
付加金は、未払いの割増賃金と同じ額を上限に、裁判所が会社に支払を命じることができる制度です。訴訟の中で求めるもので、違反のあった時から３年以内（条文上は５年）に請求しなければなりません。この期間は、催告をしても止まりません。交渉が長引くと、古い月の分から順に、付加金を求められる期間が過ぎていきます。
④で「７月上旬」と期限を示したのは、①の催告から６か月が過ぎる前に、労働審判の申立てや訴訟の提起をする必要があるためです。
⑤⑥ 始業時刻と手当の扱いをめぐって、反論と再計算を重ねる
会社の代理人は、始業時刻と休憩時間、業務手当の扱いを争い、解決金５０万円を提案しました（⑤）。労働者の代理人は、始業時刻と業務手当については反論し、休憩時間は譲って計算し直しました（⑥）。
この書面の要点
- Ａ 始業時刻は午前８時３０分であり、それより前は労働時間ではないという反論です。
- Ｂ 業務手当は残業代の前払（固定残業代）だから、既に払った分として差し引くべきだという反論です。
- Ｃ 会社の計算では未払いは少ないとしつつ、早期解決のために解決金５０万円を提案しています。
この書面の要点
- Ａ 朝礼と積込みは会社の指示で行っていたので、労働時間に当たるという反論です。
- Ｂ 業務手当は、残業代として払う定めも、何時間分かの説明もなく、残業の多い月も少ない月も同じ額だったという反論です。
- Ｃ 休憩時間は、交渉の段階に限って会社の言い分どおり１時間で計算し直しています。
- Ｄ 再計算した額をもとに解決金１９０万円を提案し、清算条項を残業代の件に限ることを条件にしています。
労働時間かどうかは、会社の指揮命令の下に置かれていたかどうかで決まります。就業規則にどう書いてあるかではなく、実際に会社から義務付けられていたかどうかで判断されます。会社の指示で行う業務の準備（決められた制服への着替えなど）も、労働時間に当たります。
手当を残業代として払ったといえるには、給料のうち通常の労働への賃金の部分と、割増賃金に当たる部分とを区別できることが必要です（最高裁判所令和２年３月３０日第一小法廷判決・民集７４巻３号５４９頁）。
その手当が時間外労働の対価として払われていたかどうかは、雇用契約書などの記載のほか、会社の説明の内容や実際の労働時間などの事情から判断されます（最高裁判所平成３０年７月１９日第一小法廷判決・裁判集民事２５９号７７頁）。手当が残業代の支払と認められても、法律どおりに計算した割増賃金に足りない分は、別に払わなければなりません。
⑦⑧ 解決金の額が決まったら、合意書を作る
会社の代理人は、始業時刻と休憩時間は⑥の計算の前提を受け入れ、業務手当の扱いに争いが残ることを理由に、解決金１７０万円を提案しました（⑦）。この例では、労働者側がこれに応じると伝え、会社の代理人が合意書を作って送りました。
この書面の要点
- Ａ 始業時刻を午前８時、休憩時間を１時間とする計算の前提を受け入れています。
- Ｂ 業務手当の扱いに争いが残ることを考慮して、解決金を１７０万円としています。清算条項を残業代の件に限ることにも応じています。
- Ｃ 合意できれば、会社の代理人が合意書を作って２通送るとしています。
この書面の要点
- Ａ 会社が支払う解決金の額です。
- Ｂ 支払期限と振込先です。振込手数料は会社が負担します。
- Ｃ この件と合意書の内容を、正当な理由なく第三者に話さないという約束です。
- Ｄ 清算条項です。この件について、合意書に書いたこと以外に、お互いに請求しないことになります。対象は「本件」、つまり残業代の件に限られます。
- Ｅ ２通作り、それぞれが１通を持つことを書いています。この例では、双方の代理人が記名押印しています。
| 決まった経過 | 合意書 | |
|---|---|---|
| 解決金１７０万円 | ④２６０万円余り→⑤５０万円→⑥１９０万円→⑦１７０万円 | 第１条第１項 |
| 支払期限と振込先 | 合意書の作成時に定めた | 第１条第２項 |
| 口外禁止 | 合意書の作成時に定めた | 第２条 |
| 清算条項を「本件」に限る | ⑥で条件とし、⑦で応じた | 第３条 |
書面でまとまらなければ、労働審判や訴訟を検討する
金額や争点で折り合わず、書面のやりとりで解決できないときは、労働審判の申立て又は訴訟を検討します。労働審判は、裁判官と労働関係の専門家で作る委員会が審理し、話合いによる解決を試み、まとまらなければ審判をする手続です。特別の事情がない限り、３回以内の期日で審理を終えることになっています。
よくある質問
残業代は何年前の分まで請求できますか。
給料の支払日から３年です。毎月の給料ごとに、支払日から３年で順に時効にかかっていきます。
会社と交渉している間に、残業代の時効は止まりますか。
会社に支払を求める（催告する）と、その時から６か月間は時効が完成しません。ただし、その間にもう一度催告しても期間は延びないので、６か月の間に交渉をまとめるか、労働審判の申立てや訴訟の提起をする必要があります。
固定残業代の手当が払われていれば、残業代は請求できませんか。
請求できる場合があります。手当を残業代として払ったといえるには、通常の賃金の部分と割増賃金の部分とを区別できることなどが必要です。手当が残業代と認められても、法律どおりに計算した額に足りない分は請求できます。
この記事の事例・書面・人名・会社名・金額・日付は、全て架空のものです。請求できるかどうかや金額は、個別の事実と資料に基づく検討が必要です。
